Papierlose Rechnungen auf dem Vormarsch
"Seit das Steuervereinfachungsgesetz 2011 in Kraft ist, müssen Rechnungen keine qualifizierte Signatur mehr enthalten. Die papierlose Rechnung ist seither auf dem Vormarsch. Allerdings hat das üblicherweise verwendete reine PDF-Format, das als E-Mail-Anhang verschickt wird, für die Rechnungsempfänger keine Vorteile: Die Rechnung kann ebenso wenig automatisiert bearbeitet werden wie die Papierform. Ab Ende Juni 2014 soll der Standard ZUGFeRD dies ändern: Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) hat mit der „Zentralen User Guideline“ (ZUG) ein einheitliches, hybrides Datenformat für elektronische Rechnungen entwickelt.
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Seit das Steuervereinfachungsgesetz 2011 in Kraft ist, müssen Rechnungen keine qualifizierte Signatur mehr enthalten. Die papierlose Rechnung ist seither auf dem Vormarsch. Allerdings hat das üblicherweise verwendete reine PDF-Format, das als E-Mail-Anhang verschickt wird, für die Rechnungsempfänger keine Vorteile: Die Rechnung kann ebenso wenig automatisiert bearbeitet werden wie die Papierform. Ab Ende Juni 2014 soll der Standard ZUGFeRD dies ändern: Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) hat mit der „Zentralen User Guideline“ (ZUG) ein einheitliches, hybrides Datenformat für elektronische Rechnungen entwickelt.
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Rechnungen nach dem ZUG-Standard lassen sich wie herkömmliche Papierrechnungen verarbeiten, enthalten aber zusätzlich in einer XML-Datei digitale Rechnungsdaten, die sich automatisiert verarbeiten lassen. Rechnungen müssen somit nicht mehr ausgedruckt werden, Papier und Kosten werden gespart. Eine elektronische Rechnung in diesem Format beinhaltet sowohl einlesbare Rechnungsdaten als auch das eigentliche Rechnungsbild. „Umsatzsteuerrechtlich spricht nichts gegen die Verwendung, da schon das Rechnungsbild in Form eines PDF eine zum Vorsteuerabzug berechtigende Rechnung nach Umsatzsteuergesetz darstellt“, sagt Bernd Goossens, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater bei der Sozietät SHWP in Neuss. „Die Datei wird dann in der Buchhaltung abgelegt und die maschinenlesbaren Daten werden vom Empfänger zusätzlich einer automatischen Rechnungsprüfung unterzogen. Die geforderten Pflichtfelder laut Umsatzsteuergesetz sind dann stets vorhanden. Ein willkommener Nebeneffekt.“
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